Роль и задачи главного бухгалтера
Главный бухгалтер обязан контролировать правильность ведения управленческого учёта участвующими в нём сотрудниками фирмы. В обязанности главного бухгалтера входит разъяснение персоналу целей и технологии ведения двойного учёта, а также их консультации по возникающим вопросам. Кроме этого, особое внимание должно уделяться фактам несвоевременной подачи информации менеджерами и несвоевременного её отражения в БД. Следует помнить, что неконтролируемое введение управленческих документов задним числом может вызвать известные проблемы в будущем. Поэтому каждый такой случай должен анализироваться отдельно с офис-менеджером, в обязанности которого входит предварительное информирование главного бухгалтера перед началом внесения соответствующих изменений в БД.
Так как периодически возникает необходимость в создании специальных приходных и расходных финансовых документов, нужно выбрать период (неделя, две недели или месяц), по прошествии которого будут производиться анализ и создание документов этого рода. В процессе работы периодичность может меняться, но при этом все периоды должны обрабатываться последовательно и непрерывно.
Для создания документов рекомендуется открыть БД в монопольном режиме доступа, который позволит ускорить работу с данными. Методика работы при этом рассматривается ниже.
А. Выбор периода.
Нужно определить период, за который будет производиться обработка данных. Правила по выбору периода были описаны выше.
Б. Контроль предыдущего периода.
Нужно убедится, что все документы за предыдущие периоды, связанные с движением, товаров корректно проведены (т.е. по обоим видам учёта не возникает отрицательных остатков, средняя себестоимость списания рассчитана правильно). В случае наличия каких-либо сомнений настоятельно рекомендуется перепроведение соответствующих документов. Помимо этого, за все предыдущие периоды должны быть созданы все необходимые специальные финансовые приходные и расходные документы. Следующая информация требуется только для перепроведения.
Если перепроведение не требуется, то текст до конца данного параграфа можно пропустить. Перепроведение осуществляется стандартной процедурой "Обработка документов", вызов которой осуществляется из меню "Сервис". Перед перепроведением нужно установить значения двух констант "Разр. отриц. остатки (фин.)" - "Нет" и "Разр. отриц. остатки (упр.)" - "Нет". Если требуемое значение уже установлено, повторно выбирать его нет необходимости. В процедуре "Обработка документов" интервал дат выбирается так (допустим, что мы обрабатываем январь 2000 г.): "дата начала" - дата, до которой нет уверенности в правильности проведения документов (например, это может быть 01.10.1999), "дата конца" - дата, непосредственно предшествующая дате обрабатываемого периода (в нашем примере - 31.12.1999). Виды обрабатываемых документов - только те документы, которые влияют на движение товаров по финансовому и управленческому учёту: "Поступление товаров" и "Отгрузка товаров". Обработка-действие: "Провести". После установки всех вышеуказанных параметров выполняется перепроведение. Для его начала нужно нажать на кнопку "Выполнить". Все возникающие ошибки нужно проанализировать, устранить и принять меры для недопущения их в будущем. На этом этапе работы может потребоваться помощь менеджеров отдела продаж. В. Контроль обрабатываемого периода.
Перед началом обработки нужно убедиться, что все документы за обрабатываемый период, связанные с движением товаров по обоим видам учёта, внесены в БД. Затем нужно проверить правильность ведения управленческого учёта. Для этого все документы, связанные с движением товаров (напомним, что это "Поступление товаров" и "Отгрузка товаров") за обрабатываемый период должны быть обязательно перепроведены с включенным контролем отрицательных остатков по управленческом учёту. Выполняется это следующим образом. Вызывается процедура "Обработка документов" из меню "Сервис".
Перед перепроведением нужно установить значения двух констант "Разр. отриц. остатки (фин.) " - "Да" и "Разр. отриц. остатки (упр.)" - "Нет". В вызванной процедуре интервал дат нужно установить в соответствии с обрабатываемым периодом. Допустим, что мы обрабатываем январь 2000 г., тогда "дата начала" будет 01.01.2000, а "дата конца" - 31.01.2000. Виды обрабатываемых документов - только те документы, которые влияют на движение товаров по финансовому и управленческому учёту (см. выше). Обработка-действие: "Провести". После установки всех вышеуказанных параметров выполняется перепроведение. Для его начала нужно нажать на кнопку "Выполнить". Все возникающие ошибки, нужно проанализировать, устранить и принять меры для недопущения их в будущем. На этом этапе работы может потребоваться помощь менеджеров отдела продаж. Г. Создание приходной накладной.
За обрабатываемый период предполагается создание одной управленческой приходной накладной, находящейся по времени в начале анализируемого периода. БД может значительно облегчить работу, автоматически заполнив товарную спецификацию. При этом туда будет включён минимум товаров, необходимых для правильного (здесь - без отрицательных остатков) проведения документов по финансовому (бухгалтерскому) учёту за период. Цены спецификации будут рассчитаны, исходя из средних цен расхода за период по заданному проценту прибыли. Следует предостеречь, что реальная прибыль может отличаться от заданного процента при расчёте потому, что на её формирование будут отказывать определённое влияние начальные остатки, а также приходные документы за период. Несмотря на это, расчёт по принципу "от продажной цены", в отличие от других возможных методов, даёт правдоподобные цены и, наряду с этим, позволяет в известной степени управлять прибылью. Работа над созданием документа строится по следующему плану:
- В БД создаётся документ "Поступление товаров".
- Список "Тип учёта" - "Фин." (документ проходит только по финансовому учёту).
- Поле "№" (номер документа) - корректный номер документа, соответствующий дате (см.
ниже). - Поле "от" (дата документа) - дата, находящаяся в начале обрабатываемого периода; во избежание ошибок желательно, чтобы она была не старше даты первого документа вида "Отгрузка товаров".
- Поле "Поставщик" - контрагент, на которого оформляется покупка товаров.
- Поле "Договор" - договор-счёт, на основании которого оформляется закупка.
- Поле "Склад" - склад, на который приходуются товары (программа изначально предлагает основной склад который, возможно, изменять не требуется).
- Переключатели "Товары поступили..." - тип склада (оптовый или розничный), на который приходуются товары (изначально предлагается значение "на оптовый склад").
- Флажок "Учитывать налог с продаж" - нужно установить, если закупка товаров оформляется за наличный расчёт (изначально флажок очищен).
- Флажок "Зачёт выданного аванса" - изменять не рекомендуется (изначально флажок выбран).
- Таблица-спецификация заполняется автоматически. Для начала заполнения следует нажать на кнопку "Заполн. недост.". После чего будет задано три вопроса: "Дата начала контроля" (изначально - дата, следующая за датой документа) - здесь нужно указать дату начала контроля, которая должна находится в обрабатываемом периоде и не быть младше даты самого документа (т.е. вполне допускается дата, равная дате самого документа), "Дата конца контроля" (изначально - дата конца квартала, в котором находится создаваемый документ) - здесь следует указать дату конца обрабатываемого периода, "Процент наценки для расчета цен" (изначально ноль - работа без прибыли, "в ноль") - процент наценки, который будет использован при расчёте цен. После того, как таблица будет заполнена, категорически не рекомендуется: удалять строки, уменьшать количество, изменять (особенно - повышать) цены (последние два утверждения справедливы только для строк, автоматически рассчитанных программой). Все остальные действия разрешены.
При модификации таблицы желательно осознавать, какие последствия окажет сделанное изменение на движение и остатки товаров, прибыль. - Кнопка "OK". При нажатии на эту кнопку документ должен быть сохранён и проведён. Если расходные документы уже есть за дату сохраняемого документа, рекомендуется переместить созданный документ в начало дня (т.е. сделать его первым за дату, о чём более подробно см. п. "Как выбрать время документа?" в разделе "Типичные приёмы работы").
Обработка-действие: "Провести". После установки всех вышеуказанных параметров выполняется перепроведение. Для его начала нужно нажать на кнопку "Выполнить". Все возникающие ошибки, нужно проанализировать, устранить и принять меры для недопущения их в будущем. Можно предположить, что ошибки могут возникнуть только в том случае, если при проведении корректировок товарной спецификации созданной приходной накладной были допущены ошибки. Е. Создание расходной накладной. За обрабатываемый период предполагается создание одной расходной накладной, находящейся по времени в конце анализируемого периода. БД может автоматически заполнить товарную спецификацию. При этом туда будут включёны все товары, существующие на финансовом (бухгалтерском) учёте на заданную дату. Цены будут рассчитаны исходя из средней себестоимости товаров по заданному проценту прибыли. В этом случае реальная прибыль будет строго соответствовать заданному проценту. Работа над созданием документа строится по следующему плану:
- В БД создаётся документ "Отгрузка товаров, продукции".
- Список "Тип учёта" - "Фин." (документ проходит только по финансовому учёту).
- Поле "№" (номер документа) - корректный номер документа из 5-и знаков, соответствующий дате (см. ниже).
- Поле "от" (дата документа) - дата совершения оформляемой реализации.
- Поле "Покупатель" - контрагент, на которого оформляется продажа товаров.
- Поле "Договор" - договор-счёт, на основании которого оформляется реализация.
- Поле "Склад" - склад, с которого отпускаются товары (программа изначально предлагает основной склад который, возможно, изменять не требуется).
- Переключатели "Вид отгрузки..." - вид отгрузки (изначально предлагается "Продажа (счет 46)").
- Флажок "Учитывать налог с продаж" - установить, если товар отпускается за наличный расчёт (изначально флажок очищен).
- Флажок "Зачёт полученного аванса" - изменять не рекомендуется (изначально флажок выбран).
- Таблица-спецификация заполняется автоматически.
Для начала заполнения следует нажать на кнопку "Заполн. имеющ.". После чего будет задано три вопроса: "Дата начала контроля" (изначально - дата, следующая за датой документа) - рекомендуется оставить без изменений (изменение этой даты требуется только при оформлении документа задним числом), "Дата конца контроля" (изначально - дата конца квартала, в котором находится создаваемый документ) - здесь нужно вновь указать дату, следующую за датой документа (изменение требуется только при оформлении документа задним числом), "Процент наценки для расчета цен" (изначально ноль - реализация без прибыли, "в ноль") - процент наценки, который будет использован при расчёте цен. После того, как таблица будет заполнена, категорически не рекомендуется: изменять (особенно - повышать) цены (справедливо только для строк, автоматически рассчитанных программой). Все остальные действия разрешены. При модификации таблицы желательно осознавать, какие последствия окажет сделанное изменение на движение и остатки товаров, прибыль. - Кнопка "OK". При нажатии на эту кнопку документ должен быть сохранён и проведён. Рекомендуется переместить созданный документ в конец дня (т.е. сделать его последним за дату, о чём более подробно см. п. "Как выбрать время документа?" в разделе "Типичные приёмы работы").
Открыв любой из этих документов, можно воспользоваться кнопкой автоматического подбора спецификации, изменив процент расчётной прибыли. Можно внести корректировки вручную. Важно помнить, что после внесения изменений в приходную накладную для корректного отражения сделанных изменений на финансовом результате документы за обрабатываемый период должны быть перепроведены, как описано в п. "Д" (см. выше). З. Создание и печать сопутствующих документов. В завершение, для юридического оформления документов должны быть распечатаны созданные документы, а также сопутствующие им (счета, счета-фактуры и накладные). Ниже приводится примерный порядок их создания и печати:
- Приходная накладная. Форму приходной накладной, если она требуется, можно получить, открыть созданную приходную накладную и нажав на кнопку "Печать".
- Счёт на приходную накладную. Это первичный документ поставщика, поэтому в БД не сохраняется. Для печати счёта нужно открыть созданную приходную накладную и нажать на кнопку "# Счёт". После этого нужно выбрать поставщика (из справочника "Контрагенты"), расчётный счёт (из справочника "Расчётные счета"), указать номер счёта и дату. После ответа на эти вопросы программа выдаст печатную форму счёта. Её можно распечатать или сохранить на диске в формате таблицы 1С (MXL) или Excel (XLS) для последующей передачи поставщику.
- Счёт-фактура на приходную накладную. Это первичный документ поставщика, поэтому в БД не сохраняется. Для печати счёта-фактуры нужно открыть созданную приходную накладную и нажать на кнопку "# Счёт-фактура". После этого нужно выбрать поставщика (из справочника "Контрагенты"), расчётный счёт (из справочника "Расчётные счета"), указать номер счёта-фактуры и дату. После ответа на эти вопросы программа выдаст печатную форму счёта-фактуры. Её можно распечатать или сохранить на диске в формате таблицы 1С (MXL) или Excel (XLS) для последующей передачи поставщику.
- Расходная накладная на приходную накладную.
Это первичный документ поставщика, поэтому в БД не сохраняется. Для печати этого документа нужно открыть созданную приходную накладную и нажать на кнопку "# Накладная". После этого нужно выбрать поставщика (из справочника "Контрагенты"), указать номер накладной и дату. После ответа на эти вопросы программа выдаст печатную форму приходной накладной. Её можно распечатать или сохранить на диске в формате таблицы 1С (MXL) или Excel (XLS) для последующей передачи поставщику. - Расходная накладная. Форму расходной накладной, можно получить, открыть созданную расходную накладную и нажав на кнопку "Печать".
- Счёт на расходную накладную. Счёт является "нашим" документом и поэтому он должен быть создан в БД. Создавать счёт нужно в режиме "Ввод на основании". При этом основанием является созданная расходная накладная. Важно проследить, чтобы дата счёта и его номер были корректными. При создании счёта очень важно, чтобы поле "Срок резервирования товара" было равно нулю. В противном случае товар будет зарезервирован, а т.к. резервы товаров необходимы и отражаются только на управленческом учёте, это приведёт к тому, что менеджеры не смогут продать товары, из-за ошибочного сделанного резерва. После успешного проведения счёта, его нужно повторно открыть, нажать на кнопку "Печать" и получить печатную форму документа.
- Счёт-фактура на расходную накладную. Счёт-фактура является "нашим" документом и поэтому он должен быть создан в БД. Создавать счёт-фактуру нужно в режиме "Ввод на основании". Основанием является созданная расходная накладная. Важно проследить, чтобы дата счёта-фактуры и его номер были корректными. После успешного проведения счёта-фактуры, его нужно повторно открыть, нажать на кнопку "Печать" и получить печатную форму документа.
