Роль и задачи офис-менеджера
Офис-менеджер обязан ежедневно принимать информацию о неофициальных актах купли-продажи товаров от менеджеров по установленной форме и незамедлительно проводить соответствующие приходные и расходные документы в БД. О выявленных фактах несвоевременной подачи информации офис-менеджер обязан ставить в известность главного бухгалтера до того, как начать оформление документов в БД.
Поступление товаров оформляется по следующей схеме:
- В БД создаётся документ "Поступление товаров".
- Список "Тип учёта" - "Упр." (документ проходит только по управленческому учёту).
- Поле "№" (номер документа) - не изменять, очередной номер документа.
- Поле "от" (дата документа) - дата совершения оформляемой сделки.
- Поле "Поставщик" - контрагент, у которого был куплен товар. Из БД должна быть выбрана карточка юридического или физического лица. Допускается выбор "обезличенной" карточки "Частное лицо".
- Поле "Договор" - не изменять, пустое (значение данного поля в управленческом учёте не используется).
- Поле "Склад" - склад, на который приходуются товары (программа изначально предлагает основной склад, который, возможно, изменять не требуется).
- Переключатели "Товары поступили..." - не изменять, "на оптовый склад" (значение данного поля в управленческом учёте не используется).
- Флажок "Учитывать налог с продаж" - не изменять, флажок очищен (значение данного поля в управленческом учёте не используется).
- Флажок "Зачёт выданного аванса" - не изменять, флажок выбран (значение данного поля в управленческом учёте не используется).
- Таблица-спецификация заполняется по наименованию, количеству и сумме (цене). Поле "НДС" во всей таблице должно быть обнулено. Эту операцию целесообразно производить в конце ввода каждой строки таблицы. Рекомендуемый порядок заполнения таблицы при этом следующий: поле "Товар", поле "Количество", поле "Цена", поле "НДС" (обнуляется), контроль введённой строки по сумме.
Особое внимание должно быть уделено не только правильному внесению товаров, но и тому, чтобы сумма по каждой строке и документу в целом строго соответствовала поданной информации. - Кнопка "OK". При нажатии на эту кнопку документ должен быть сохранён и проведён.
- В БД создаётся документ "Отгрузка товаров, продукции".
- Список "Тип учёта" - "Упр." (документ проходит только по управленческому учёту).
- Поле "№" (номер документа) - очередной номер документа из 6-и знаков. Более подробно см. п. "Как выбрать номер расходной накладной?" в разделе "Типичные приёмы работы".
- Поле "от" (дата документа) - дата совершения оформляемой сделки.
- Поле "Покупатель" - контрагент, которому был продан товар. Из БД должна быть выбрана карточка юридического или физического лица. Допускается выбор "обезличенной" карточки "Частное лицо".
- Поле "Договор" - не изменять, пустое (значение данного поля в управленческом учёте не используется).
- Поле "Склад" - склад, с которого были отпущены товары (программа изначально предлагает основной склад который, возможно, изменять не требуется).
- Переключатели "Вид отгрузки..." - не изменять, "Продажа (счет 46)" (значение данного поля в управленческом учёте не используется).
- Флажок "Учитывать налог с продаж" - не изменять, флажок очищен (значение данного поля в управленческом учёте не используется).
- Флажок "Зачёт полученного аванса" - не изменять, флажок выбран (значение данного поля в управленческом учёте не используется).
- Таблица-спецификация заполняется по наименованию, количеству и сумме (цене). Поле "Всего" во всей таблице должно соответствовать по значению полю "Сумма". Эту операцию целесообразно производить в конце ввода каждой строки таблицы. Рекомендуемый порядок заполнения таблицы при этом следующий: поле "Товар", поле "Количество", поле "Цена", поле "Всего" (приравнивается к значению поля "Сумма"), контроль введённой строки по сумме.
Особое внимание должно быть уделено не только правильному внесению товаров, но и тому, чтобы сумма по каждой строке и документу в целом строго соответствовала поданной информации. - Кнопка "OK". При нажатии на эту кнопку документ должен быть сохранён и проведён.
- В случае, если проведение документа заканчивается сообщением об ошибке, свидетельствующей о нехватке товара на складе, порядок действий следующий:
- Проверить, весь ли приход товара, по которому возникает проблема, внесён в БД по времени ранее, чем проводимый расход. Если нет - находится позже или ещё не внесён в БД - нужно соответственно изменить время созданного расходного документа ("в конец дня") или внести недостающий документ (документы) и повторить операцию. В последнем случае также нужно проследить, чтобы добавленный приходный документ (документы) находился по времени раньше, чем проводимый расход. Более подробно об операциях со временем документов см. п. "Как выбрать время документа?" в разделе "Типичные приёмы работы".
- Если все действия, описанные выше, не приводят к успешному проведению, нужно обратиться за разъяснениями к менеджеру, который подал информацию. В этом случае можно с большой вероятностью утверждать, что данные были предоставлены не в полном объёме или неверно. После выяснения причин возникшей ситуации в БД вносятся изменения (например, корректируется проводимый документ или вносятся (корректируются) прочие) и документ проводится.
